Projektowanie systemu benefitowego - Compensation & Benefits

Jak będzie się czuł pracownik, który ze względu na słaby wzrok nie może korzystać z należnego mu samochodu służbowego, a nie przewidziano dla niego alternatywnego świadczenia? Czy jest sens oferować ten sam „złoty” pakiet medyczny na całą rodzinę obu zatrudnionym małżonkom? Czy warto młodej pracownicy opłacać dodatkowe ubezpieczenia emerytalne, podczas gdy jej bardziej potrzebna by była dodatkowa opieka medyczna nad dzieckiem?
Projektując system świadczeń pozapłacowych, należy pamiętać, że nawet drobne błędy zamiast motywować – demotywują. Skorzystajmy z doświadczeń marketingu i dokonajmy segmentacji pracowników, by móc oferować im pakiety świadczeń najbardziej zbliżone do zidentyfikowanych potrzeb różnych grup pracowniczych. Zapewnijmy też elastyczność i atrakcyjność systemu. Pamiętajmy, że projektowanie systemu świadczeń pozapłacowych nigdy nie jest jednorazowym działaniem, lecz procesem cyklicznym (podobnie jak w przypadku budowy systemu wynagrodzeń).

Cykl tworzenia systemu składa się z czterech faz:
– fazy diagnostycznej,
– fazy projektowej,
– fazy komunikacji,
– fazy weryfikacji.

FAZA DIAGNOSTYCZNA

Zanim zaprojektujemy system świadczeń, należy sobie odpowiedzieć na kilka pytań, np.:
– Jakie są oczekiwania naszych pracowników w zakresie świadczeń i czy w ogóle są zainteresowani czymś poza gotówką?
– Jak firma chce, może, musi wyposażać swoich pracowników w świadczenia w stosunku do konkurencji?
– Jaką funkcję mają pełnić świadczenia pozapłacowe w stosunku do płac, tj. czy mają przyciągać, motywować, czy utrzymywać pracowników (a przy okazji których?)?
– Czy na naszym rynku pracy są dostępne atrakcyjne świadczenia pozapłacowe? Kto będzie nimi administrował?
– Czy opłaca się nam (jako pracodawcy i jako pracownikom) dostawać świadczenia zamiast gotówki? Czy widzimy jakieś korzyści dla którejś ze stron (podatki, ZUS, lepsze wykorzystanie ZFŚS, gwarancja wzrostu satysfakcji/zaangażowaniapracowników)?
Jak diagnozować atrakcyjność oferowanych pakietów płac i świadczeń:
– profesjonalne raporty płacowe (weryfikacja praktyki płac i świadczeń w stosunku do przyjętej polityki w odniesieniu do rodzin stanowisk),
– analiza skuteczności rekrutacyjnej (w odniesieniu do poszczególnych grup pracowników/stanowisk),
– wnioski z rozmów rekrutacyjnych, oceniających oraz z exit interviews,
– portale pracownicze na temat pracodawców (sieci społecznościowe),
– badania ankietowe pracowników (dedykowane świadczeniom lub inne na temat badania zaangażowania).

FAZA PROJEKTOWA
Oczywiście projektując efektywny system świadczeń, w pierwszej kolejności kierujemy się interesem naszej firmy, na kolejnych etapach staramy się jednak, by potrzeby firmy i pracowników okazały się zbieżne. W tym celu warto skorzystać z następującej „ściągawki”:
– Odpowiedzenie sobie na pytanie, jakie potrzeby firmy chcemy obsłużyć przy pomocy świadczeń:
Optymalizacja kosztów pracy? Poprawa skuteczności rekrutacji? Zatrzymanie nadmiernej fluktuacji kadr? Poprawa zaangażowania pracowników i wyników pracy?
· Czy kierujemy się zasadą Pareto (np. czy najpierw wdrażamy najtańsze rozwiązania obsługujące jak najwięcej potrzeb firmy i pracowników, czy skupiamy się na obsłudze najpilniejszych potrzeb w celu poprawy naszej konkurencyjności na rynku pracy)?
· Czy posiłkujemy się opracowaną segmentacją pracowników ze względu na ich specyficzne potrzeby świadczeniowe?
– Opracowanie założeń merytorycznych i kosztowych nowego systemu świadczeń:
· Jakie obecne świadczenia są najwyżej oceniane, a które najniżej?
· Jakie świadczenia, których nie mamy w systemie, a wywystępują na rynku, są najbardziej pożądane przez pracowników/kandydatów? Czy wprowadzić je w miejsce tych najmniej atrakcyjnych?
· Co wynika z badania oferty rynkowej? Jaki byłby koszt wdrożenia nowych, oczekiwanych przez pracowników, świadczeń vs spodziewane efekty?
· Czy szacowany koszt zmian w świadczeniach pozwala się zamknąć w budżecie łącznych kosztów pracy?
– Konsultacje zmian w systemie świadczeń pozapłacowych:
· konsultacje zmian z kadrą i partnerami społecznymi, badania pulsowe wśród pracowników dotyczące wariantów rozwiązań,
· wprowadzenie korekt do przygotowanego planu,
· negocjowanie i podpisanie umów z dostawcami.
Zwieńczeniem prac projektowych jest opracowanie dokumentów wewnętrznego prawa pracy szczegółowo opisującego system świadczeń oraz przeszkolenie administratorów systemu do jego obsługi.

FAZA KOMUNIKACJI
Istotnym elementem skutecznego wdrożenia systemu świadczeń jest właściwie przeprowadzona komunikacja jego funkcjonalności oraz wynikłych z niej korzyści. Komunikacja powinna być adresowana zarówno do wewnątrz organizacji, jak i do szeroko rozumianego rynku pracy. Do najczęściej stosowanych form komunikacji zmian w systemie świadczeń należą:
– w komunikacji wewnętrznej – o charakterze informacyjnym:
· regulaminy świadczeń – zarówno w wersji formalno-prawnej, jak i uproszczonej, np. w formie komiksu, broszury do pobrania przez każdego z pracowników,
· formy szkoleniowe (warsztaty dla zainteresowanych prezentujące pełną funkcjonalność systemu oraz możliwość zmiany planu świadczeń przez pracownika, szkolenia wdrażające nowych pracowników itp.),
· komunikaty w intranecie, na plakatach, mailing, informacje w radiowęźle lub wewnętrznej TV itp.,
· TRS-y (Total Reward Statement), czyli cykliczne listy adresowane do każdego pracownika dotyczące wartości łącznego pakietu płacowego, jaki uzyskał w ubiegłym półroczu/roku,
· hot-line/FAQ na bieżąco obsługiwane przez administratora systemu świadczeń,
· ankiety pracownicze dotyczące oceny obecnych rozwiązań lub możliwych usprawnień w systemie świadczeń,
– w komunikacji zewnętrznej (employer brandingowej) – o charakterze promocyjnym:
· raporty społeczne publikowane przez firmę zawierające m.in. informacje o dostępnej ofercie świadczeniowej oraz jej wykorzystaniu w danym okresie rozliczeniowym,
· strony rekrutacyjne www.firma-kariera.pl,
· portale społecznościowe, targi pracodawców, prezentacje na konferencjach oraz artykuły sponsorowane, w których prezentowane są osiągnięcia, korzyści i ciekawe case studies,
· kontrola/moderowanie informacji zamieszczonych na forach internetowych dotyczących pracodawców w celu uniknięcia informacji nieprawdziwych lub blackmailingu ze strony nieobiektywnych ekspracowników lub konkurencji na rynku pracy.
Przygotowując plan komunikacji, należy pamiętać, że jest to również proces ciągły, a nie jeden artykuł w intranecie, że ten proces powinien mieć w miarę możliwości charakter dwustronny oraz że powinniśmy wybrać takie kanały i formy komunikacji, by dotrzeć do każdego pracownika i potencjalnych kandydatów.

FAZA WERYFIKACJI
Jest „okrojoną” wersją fazy diagnostycznej, w której osoby odpowiedzialne za utrzymanie systemu świadczeń dokonują jego okresowego (np. rocznego) przeglądu pod kątem wychwycenia słabości. Próbują odpowiedzieć na przykładowe pytania:
– Czy dzięki danemu świadczeniu osiągnęliśmy założone cele biznesowe?
– Czy dane świadczenie kosztuje nas więcej, niż przynosi korzyści?
– Jaka jest opinia pracowników na temat danego świadczenia i czy wynika ona z samego charakteru świadczenia czy z oferty dostawcy danego świadczenia?
– Czy mamy dobrze przeprowadzoną identyfikację potrzeb w zakresie świadczeń oraz czy nasza segmentacja pracowników jest optymalna?
Po zdiagnozowaniu potrzeb w zakresie zmian w systemie świadczeń należy bezzwłocznie przystąpić do jego rewitalizacji (fazy projektowej w zakresie rekomendowanych zmian).

PODSUMOWANIE
Według informacji opublikowanej przez Sedlak & Sedlak („Świat benefitów luty 2017) w Polsce posługujemy się 206 dostępnymi narzędziami Total Reward, w ramach których świadczenia pozapłacowe stanowią największą grupę 153 narzędzi. Na dzisiejszym rynku pracy pracownika zaproponowanie elastycznego i dobrze dostosowanego do rzeczywistych potrzeb pracowników oraz kandydatów systemu benefitów stanowi poważne źródło przewagi konkurencyjnej pozwalające nie tylko na przyciągnięcie i utrzymanie osób o oczekiwanych kwalifikacjach, lecz także na budowę kultury wysokiego zaangażowania, a tym samym dobrych wyników firmy. Warto to uwzględnić w planach strategicznych każdej firmy.

autor:

PIOTR SIEROCIŃSKI dyrektor generalny HRM partners S.A., wykładowca na studiach podyplomowych Compensation & Benefits Uczelni Łazarskiego,